Wyjaśnienia dotyczące działań kwalifikowalnych oraz procedury wnioskowania w ramach priorytetu INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO

1. Jakie odpady należy uznać za odpady niebezpieczne w ramach Celu 1 dot. uzupełnienia istniejącego systemu gospodarowania odpadami przez zbieranie, składowanie, segregację oraz oczyszczanie odpadów niebezpiecznych, w tym odpadów szpitalnych, a także redukcja zagrożenia azbestem w ramach obszaru tematycznego nr 3. Odbudowa, remont, przebudowa i rozbudowa podstawowej infrastruktury oraz Poprawa stanu środowiska?

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Środowiska z dnia 27 września 2001 r. w sprawie katalogu odpadów (Dz.U.01.112.1206), wydanym na podstawie art. 4 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. o odpadach (Dz.U.07.39.251 z późn. zm.), za odpady niebezpieczne uznaje się odpady wyszczególnione w załączniku do ww. rozporządzenia.

Zgodnie ze szczegółowym katalogiem działań dla ww. Celu 1 za kwalifikowalne uznano tworzenia sieci odbioru odpadów niebezpiecznych, w szczególności odpady szpitalne (medyczne), i tworzenia,  remontu i/lub modernizacji instalacji ich unieszkodliwiania drogą termiczną (z urządzeniami do oczyszczania spalin) lub metodami fizykochemicznymi (automaty ciśnieniowe, dezynfekcja parowa, dezynfekcja chemiczna). W przypadku odpadów zawierających azbest (np. materiałów konstrukcyjnych i izolacyjnych zawierających azbest) działaniem kwalifikowalnym jest zdeponowanie ich na składowiskach tworzonych w tym celu lub wydzielenie kwater dostosowanych do składowania azbestu na wysypiskach już istniejących.

2. Jak należy rozumieć termin „projekty studyjne z małymi elementami inwestycyjnymi” odnoszący się do działania dot. kolejowych oraz drogowych systemów zarządzania ruchem (sterujących) i systemów monitorujących (w tym systemy elektronicznego poboru opłat) w ramach Celu 3 obszaru tematycznego nr 3. Odbudowa, remont, przebudowa i rozbudowa podstawowej infrastruktury oraz Poprawa stanu środowiska?

Za małe elementy inwestycyjne należy uznać działania inwestycyjne, których wartość nie przekracza 20 proc. kosztów kwalifikowalnych projektu. Za projekt studyjny należy uznać działanie/a związane z fazą przygotowania do kompleksowej realizacji inwestycji w zakresie ww. kolejowych oraz drogowych systemów sterujących i monitorujących, polegające na opracowaniu analiz, ekspertyz, przygotowaniu innej dokumentacji, w tym dokumentacji technicznej, niezbędnej do realizacji celów projektu.

3. Jak należy rozumieć pojecie „szkoły publiczne” wskazane w działaniu dot. odnowy i/lub modernizacji centralnych źródeł ciepła i instalacji grzewczych w ramach obszaru tematycznego nr 3. Odbudowa, remont, przebudowa i rozbudowa podstawowej infrastruktury oraz Poprawa stanu środowiska?

Katalog potencjalnych Instytucji Realizujących dla powyższego działania, objętych terminem „szkoły publiczne”, należy rozpatrywać w świetle przepisów ustawy o systemie oświaty z dnia 7 września 1991 roku (Dz.U.04.256.2572 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 27 lipca 2005r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U.05.164.1365 z późn. zm.). Definicja "szkoły publicznej" wynika między innymi z całokształtu przepisów o systemie oświaty. Można przyjąć, że szkołami publicznymi są szkoły istniejące w interesie ogółu (czyli w interesie publicznym), które zapewniają obywatelom nieodpłatne i powszechnie dostępne kształcenie na odpowiednim poziomie oraz wydają świadectwa mające walor dokumentów urzędowych. Szkoły te są ponadto w całości lub w przeważającej części utrzymywane ze środków publicznych, czyli środków finansowych gromadzonych w sektorze finansów publicznych i przekazywanych szkołom przez państwo lub jednostki samorządu terytorialnego.

W związku z powyższym, za szkołę publiczną należy uznać następujące jednostki.: szkoły podstawowe, gimnazja, ponadgimnazjalne i artystyczne, które jednocześnie spełniają warunki określone w art. 7, ust. 1 ww. ustawy o systemie oświaty (tj. m.in. zapewniają bezpłatne nauczanie w zakresie ramowych planów nauczania) oraz uczelnie publiczne w rozumieniu ww. ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym tj. uczelnie utworzone przez państwo reprezentowane przez właściwe organy władzy lub administracji publicznej, pod warunkiem ze wsparcie dla uczelni publicznych nie będzie związane z prowadzoną przez te podmioty działalnością gospodarczą. 

4. Wśród działań kwalifikowalnych w ramach Celu 2 Poprawa efektywności energetycznej poprzez wprowadzenie systemów energii odnawialnej (w tym m.in. pilotażowe projekty demonstracyjne) istnieje możliwość zainstalowania kolektorów słonecznych o powierzchni ponad 100 m2. Czy powierzchnia jednego kolektora słonecznego powinna być większa niż 100 m2 czy może powyższy wymóg odnosi się do łącznej powierzchni kilku kolektorów?

W ramach powyższego Celu 2 istnieje możliwość instalacji kilku kolektorów w ramach jednego projektu których łączna powierzchnia będzie przekraczać 100 m2. Dopuszczalna jest również instalacja jednego kolektora o powierzchni ponad 100 m². 

5. Czy uczelnia publiczna (szkoła wyższa prowadząca studia wyższe), jednostka badawczo-rozwojowa  lub Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne  mogą realizować projekt z zakresu poprawy efektywności energetycznej poprzez wprowadzenie systemów energii odnawialnej (w tym m.in. pilotażowe projekty demonstracyjne)?

W katalogu potencjalnych Instytucji Realizujących (wnioskodawców) w ramach ww. działania nie wskazano uczelni publicznych, jednostek badawczo-rozwojowych, PAN i tworzonych przez nią jednostek organizacyjnych, dlatego też nie mogą składać one przedmiotowych wniosków (ww. katalog ma charakter zamknięty). Niemniej jednak, biorąc pod uwagę innowacyjny charakter projektów (projekt oferuje nowe rozwiązania, które mogą zostać zastosowane na większą skalę, w szczególności pilotażowe projekty demonstracyjne) w ramach ww. działania, możliwe jest uczestniczenie powyższych podmiotów w projekcie na zasadzie partnerstwa z kwalifikowalną Instytucją Realizującą (jednostką administracji rządowej bądź samorządowej).

Ponadto, należy zauważyć, iż na etapie Zarysu Projektu umowa partnerska nie jest załącznikiem obligatoryjnym do wniosku. Instytucja Realizująca jest zobowiązana do przedstawienia umowy partnerskiej (umów partnerskich), w przypadku projektów partnerskich wraz z zakresem działań realizowanych przez poszczególnych partnerów,  na etapie składania Kompletnej Propozycji Projektu (zgodnie z listą załączników obowiązkowych dla Kompletnej Propozycji Projektu).   

6. Czy zakup pomp ciepła jest działaniem kwalifikowalnym w ramach działania dot. poprawy efektywności energetycznej poprzez wprowadzenie systemów energii odnawialnej (w tym m.in. pilotażowe projekty demonstracyjne)?

Zgodnie z katalogiem kwalifikowalnych działań, zdefiniowanym w ogłoszeniu o konkursie i Regulaminie konkursu, zakup pomp ciepła nie może być wyłącznym przedmiotem projektu. Niemniej jednak, w przypadku tworzenia systemów wykorzystania energii geotermalnej koszty zakupu pomp ciepła są kwalifikowalne jeśli jest to niezbędny element realizacji powyższego rodzaju projektu.

7. Jak należy rozumieć kategorię podmiotów sektora publicznego wskazane jako potencjalne Instytucje Realizujące w ramach obszaru tematycznego Bioróżnorodność i ochrona ekosystemów oraz wsparcie transgranicznych inicjatyw środowiskowych?

Kategorię podmiotów sektora publicznego należy rozumieć jako podmioty sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (z późn. zm.). W związku z tym za kwalifikowalne Instytucje Realizujące należy uznać m.in.: jednostki administracji publicznej – rządowej i samorządowej i uczelnie publiczne.

8. Czy w ramach tworzenia systemów wykorzystania energii geotermalnej za kwalifikowalne uznaje się wykonywanie odwiertów?

Koszt wykonania niezbędnych odwiertów w ramach tworzenia systemów wykorzystania energii geotermalnej będzie kosztem kwalifikowalnym podlegającym refundacji jeśli Instytucja Realizująca przedłoży wiarygodną ekspertyzę (dla Kompletnej Propozycji Projektu) świadczącą o występowaniu źródła energii geotermalnej, które będzie podlegać eksploracji oraz będzie przeprowadzać odwierty zgodnie z założeniami technicznymi ww. ekspertyzy.

Należy zauważyć, że ww. ekspertyza może być współfinansowana w ramach Funduszu na Przygotowanie Projektów jeśli potencjalna Instytucja Realizująca wystąpi z takim wnioskiem na etapie składania Zarysu Projektu. W przypadku kiedy odwiert będzie prowadzony bez zachowania należytej staranności i wskazań ww. ekspertyzy jego koszt może zostać uznany za niekwalifikowalny i nie będzie refundowany. 

9. Ile czasu będzie miała Instytucja Realizująca na przygotowanie Kompletnej Propozycji Projektu?

Procedury stosowane w ramach Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy nie określają konkretnego terminu (ilość dni) złożenia Kompletnej Propozycji Projektu przez Instytucję Realizującą. Instytucja Realizująca jest zobligowana do złożenia Kompletnej Propozycji Projektu w terminie określonym przez Instytucję Pośredniczącą. Termin ten będzie wyznaczony w zależności od specyfiki/złożoności projektu. Przewiduje się indywidualne konsultacje z potencjalnymi Instytucjami Realizującymi po zatwierdzeniu ich Zarysów Projektów przez stronę szwajcarską. Należy pamiętać, iż dokumentacja Kompletnej Propozycji Projektu powinna uwzględniać wszystkie niezbędne załączniki – (patrz Zał. 3 do Regulaminu Konkursu).

10. W jakim czasie Instytucja Realizująca jest zobligowana do złożenia poprawek  formalnych w przypadku Zarysu Projektu?

Instytucja Realizująca jest zobligowana do dosłania poprawek formalnych (faxem oraz e-mailem) w terminie 3 dni roboczych od momentu wysłania uwag przez Instytucję Pośredniczącą. Przykład: Instytucja Pośrednicząca wysłała uwagi w piątek 23.01.09 – Instytucja Realizująca jest zobligowana do nadesłania (faxem oraz e-mailem)  poprawionego Zarysu Projektu do środy tj. do 28.01.09 do godz. 16.15.  Dokumenty przesłane faxem należy również przesłać listem poleconym na adres Instytucji Pośredniczącej. 

11. Czy firmy prywatne mogą być Instytucjami Realizującymi w ramach priorytetu 2 „Środowisko i Infrastruktura”?

Co do zasady firmy prywatne nie mogą być Instytucjami Realizującymi w ramach ww. priorytetu. Firmy prywatne mogą brać udział w realizacji projektu w charakterze podwykonawców. Niemniej jednak dla projektów dotyczących Odnowy, remontu i/lub modernizacji komunalnych sieci cieplnych w częściach miast (o zwartej zabudowie   wielorodzinnej) ogrzewanych przez małe lokalne kotłownie i piece kaflowe, na obszarach o przekroczonych dopuszczalnych i docelowych poziomach zanieczyszczeń powietrza (obszar tematyczny nr 3. Odbudowa, remont, przebudowa i rozbudowa podstawowej infrastruktury oraz Poprawa stanu środowiska) w katalogu potencjalnych Instytucji Realizujących wskazano, obok jednostek samorządu terytorialnego, podmioty realizujące zadania jednostek samorządowych zaopatrzenia w ciepło, np.: przedsiębiorstwa (włączając spółki komunalne) wykonujące zadania w zakresie utrzymania sieci i systemów grzewczych. Należy założyć, że działalność takich podmiotów ma charakter monopolu sieciowego. Oznacza to, że nie mogą one konkurować – rzeczywiście ani potencjalnie (z przyczyn technicznych) z innymi spółkami zarządzającymi sieciami grzewczymi. Przyznana pomoc nie wpływa wiec na konkurencję.       

12.  Czy Instytucja Realizująca składając projekt w ramach obszaru tematycznego nr 4 „Bioróżnorodność i ochrona ekosystemów oraz wsparcie transgranicznych inicjatyw środowiskowych” musi mieć siedzibę na obszarze koncentracji geograficznej (woj. podkarpackie, małopolskie, świętokrzyskie, lubelskie)?

Nie. Instytucja Realizująca nie musi mieć siedziby na obszarze koncentracji geograficznej jednakże wszystkie działania związane z projektem muszą być przeprowadzone na ww. obszarze (tj. woj. podkarpackie, małopolskie, świętokrzyskie, lubelskie).|

13. Czy w przypadku inicjatyw transgranicznych w ramach obszaru tematycznego "Bioróżnorodność i ochrona ekosystemów oraz wsparcie transgranicznych inicjatyw środowiskowych" zagraniczna organizacja pozarządowa (słowacka fundacja, ukraińskie stowarzyszenie) może posiadać udział finansowy we wkładzie własnym Instytucji Realizującej (IR)?

Nie jest to możliwe. Wkład własny IR mogą stanowić tylko i wyłącznie środki krajowe. To ograniczenie nie dotyczy części projektu, która byłaby oddzielnie finansowana ze środków innych programów unijnych lub europejskich. 

14. Czy w ramach obszaru tematycznego "Bioróżnorodność i ochrona ekosystemów oraz wsparcie transgranicznych inicjatyw środowiskowych" również partnerzy IR nie są zobowiązani do posiadania siedziby na terenie koncentracji geograficznej.

Odstępstwo od obowiązku posiadania siedziby na obszarze koncentracji geograficznej ma zastosowanie zarówno do IR jak i jej partnerów.

15. Jak rozpatrywać sytuację, gdy wnioskodawcą jest publiczny zakład opieki zdrowotnej (SPZOZ), który w trakcie realizacji projektu ulegnie prywatyzacji (na mocy ustawy lub własnej decyzji) i zostanie przekształcony w prywatny zakład opieki zdrowotnej (NZOZ)  (Obszar tematyczny: "Odbudowa, remont, przebudowa i rozbudowa podstawowej infrastruktury oraz poprawa stanu środowiska naturalnego")?

W ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy obowiązuje zasada trwałości instytucjonalnej. Niemniej jednak, zmiana osobowości prawnej SPZOZ na skutek prywatyzacji w okresie realizacji projektu jest dopuszczalna, za zgodą Instytucji Pośredniczącej, pod następującymi warunkami, które należy traktować łącznie:

• majątek wytworzony z udziałem środków SPPW będzie faktycznie wykorzystywany przez NZOZ należący do spółki JST w celach, w których majątek był wykorzystywany przez zlikwidowany SPZOZ,
• majątek, w oparciu o który NZOZ wykonywał będzie świadczenia zdrowotne, w dalszym ciągu pozostanie (za pośrednictwem spółki kontrolowanej) majątkiem określonej JST realizującej za jego pośrednictwem zadania własne z zakresu ochrony zdrowia,
• zachowana zostanie pełna kontrola JST nad spółką prowadzącą NZOZ,
• IR zobowiązana jest poinformować Instytucję Pośredniczącą o zmianie statusu prawnego i przedstawić stosowne dokumenty pozwalające stwierdzić czy ww. warunki zostały spełnione, z zastrzeżeniem, iż każdy tego typu przypadek będzie traktowany indywidualnie i badany w szczególności pod kątem przepisów dot. pomocy publicznej.
  

16. Czy spółdzielnia mieszkaniowa, która realizuje zadania samorządu związane z zaopatrzeniem w ciepło może zostać uznana za kwalifikowaną IR w ramach obszaru tematycznego "Odbudowa, remont, przebudowa i rozbudowa podstawowej infrastruktury oraz poprawa stanu środowiska naturalnego" Cel 2 kategoria II? (w omawianym  przypadku spółdzielnia jest właścicielem infrastruktury ciepłowniczej jak również dostawcą ciepła).

W ramach przedmiotowego obszaru tematycznego, celu i kategorii katalog IR jest zamknięty i obejmuje jednostki samorządu terytorialnego (które w granicach swojego terytorialnego władztwa przeprowadzą konieczne roboty instalacyjne na rzecz mieszkańców) lub podmioty realizujące zadania jednostek samorządowych zaopatrzenia w ciepło, np.: przedsiębiorstwa (włączając spółki komunalne) wykonujące zadania w zakresie utrzymania sieci i systemów grzewczych. Wskazany w pytaniu podmiot nie jest jednostką realizującą zadania o charakterze użyteczności publicznej w imieniu jednostek samorządu terytorialnego (w rozumieniu ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej Dz.U. Nr 9, poz. 43 z późn. zm.).

_____________________________________________________________________________________________________

Wyjaśnienia dotyczące działań kwalifikowalnych oraz procedury wnioskowania w ramach obszaru wsparcia INICJATYWY NA RZECZ ROZWOJU REGIONALNEGO REGIONÓW PERYFERYJNYCH I SŁABO ROZWINIĘTYCH

1. Jaki jest poziom wkładu własnego w przypadku programu/projektu, w którym instytucją realizującą/liderem wiodącym będzie organizacja pozarządowa, a partnerem jednostka administracji publicznej i od niej będzie pochodził wkład własny (w całości lub w 99 proc.)?

W każdym przypadku to Instytucja Realizująca (wnioskodawca/beneficjent) musi wykazać wkład własny. W przypadku organizacji pozarządowych min. wkład własny musi wynieść - min. 10% wartości projektu/programu.

2. Czy w przypadku przystąpienia do II etapu (Kompletnej Propozycji Projektu) formą zabezpieczenia będzie kopia uchwały budżetowej (na 15 proc.) plus promesa kredytowa na organizację pozarządową na sfinansowanie I i II etapu realizacji projektu?

Przystępując do II etapu dla jednostek samorządu terytorialnego formą zabezpieczenia będzie kopia uchwały budżetowej tej jednostki (wymogi dla innych instytucji są opisane w „Liście załączników dla kompletnej propozycji projektu”).

3. Jaki jest przewidywany okres rozliczania i refundacji wydatkowanych środków z poszczególnych kwartałów?

Okres rozliczenia projektu/programu trwa do czerwca 2017, wszystkie płatności przekazywane będą w formie płatności okresowej lub płatności końcowej jako refundacja poniesionych kosztów. W uzasadnionych przypadkach strona szwajcarska będzie mogła wyrazić zgodę na wypłatę zaliczki.

4. Kto będzie składał do IR projekty? Czy będą to partnerzy wnioskodawcy (jak wynika z definicji programu podanej w instrukcji wypełniania wniosku), czy może z kolei IR ogłosi konkurs na projekty i poda kwalifikowaną grupę docelową wnioskodawców małych projektów?

Istnieją 2 systemy realizacji „Programu”:

• IR składa wniosek na program w ramach, którego będzie ogłoszony konkurs na projekty (wówczas należy opisać proponowana procedurę wdrożenia takiego programu-metody naboru wniosków, potencjalni beneficjenci ostateczni, system rozliczania itp.)
  
  lub
  
• IR składa wniosek o program ze wskazaniem już konkretnych projektów (i partnerów). Wówczas należy m.in. wyjaśnić metodę na podstawie której wskazano już konkretnych beneficjentów ostatecznych.
  

5. IR wnosi wkład własny na określonym poziomie. Co do których kosztów ten wkład jest wymagany? Czy koszty zarządzania projektem też są brane pod uwagę w wyliczeniu wkładu własnego? W jakim stopniu wkład własny będzie udziałem małych projektodawców?

IR musi zabezpieczyć wkład finansowy na całą wartość programu (również do kosztów zarządzania). Przy opcji drugiej system realizacji programu (patrz: pytanie wcześniejsze) wkład własny może się składać z sumy wkładów własnych beneficjentów ostatecznych. Jeśli się wybierze opcje pierwszą to wtedy IR musi zapewnić wkład bez udziału beneficjentów ostatecznych (bo ich wybierze dopiero w drodze konkursu).

6. Czy wniosek aplikacyjny powinien zawierać Program, który swoim działaniem obejmuje wyłącznie jeden wybrany pod-region (np. jeden powiat spełniający kryteria pod-regionu zgodnie z założeniami konkursu, czyli kilka gmin wiejski wokół 1-2 gmin miejskich) w obrębie jednego województwa (obszaru koncentracji geograficznej)?

Konstrukcje budowy geograficznej programu są dowolne pod warunkiem, że wszystkie działania będą realizowane na obszarze 4 województw objętych wsparciem. Specyfika operatora programu może np. pokazać, że jeden program będzie obejmował gminy/powiaty z dwóch województw

7. Czy w ramach konkursu są promowane wnioski składane w partnerstwie instytucji pochodzących z różnych sektorów oraz te, gdzie w skład partnerstwa wchodzi partner szwajcarski?

Jest możliwe składanie wniosków w oparciu o ”mieszane” partnerstwa (ale nigdzie nie mówi się o „promowaniu” takich wniosków).

8. Czy Instytucja Realizująca Program może mieć siedzibę poza obszarem pod-regionu, na którym będzie wdrażany Program, przy czym siedziba znajduje się na obszarze województwa?

Tak, jest to możliwe.

9. Czy kościoły i związki wyznaniowe mogą się ubiegać o dofinansowanie ze środków SPPW programów w ramach naboru w obszarze „inicjatywy na rzecz rozwoju regionalnego regionów peryferyjnych i słabo rozwiniętych”?

Kościoły i związki wyznaniowe mogą się ubiegać się o środki SPPW w ramach obszaru wsparcia: Inicjatywy na rzecz rozwoju regionalnego regionów peryferyjnych i słabo rozwiniętych w myśl przepisów Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

10. Jak należy określać poziom współfinansowania programu ze środków własnych?

Zasada ogólna jest taka, że poziom dofinansowania ze środków własnych należy dostosować do charakteru Instytucji Realizującej (wnioskodawcy/operatora programu). Co oznacza, że np. jeśli Instytucją Realizującą (operatorem programu) jest jednostka samorządu terytorialnego, to na poziomie programu musi zostać zapewniony przez tego typu IR minimum 15-procentowy poziom dofinansowania. Jednakże w przypadku redystrybucji przez IR środków do beneficjentów końcowych, również na tym poziomie musi zostać zachowany odpowiedni podział procentowy (czyli jeśli IR dystrybuuje środki dalej, np. do organizacji pozarządowej, to ta organizacja musi zapewnić poziom współfinansowania minimum 10-procentowy - w takim wypadku 5-procentowa różnica w poziomie dofinansowania musi zostać pokryta ze środków IR). W uzasadnionych przypadkach (np. taki jak powyżej) istnieje możliwość, iż IR określi wyższy, minimalny poziom dofinansowania projektu przez beneficjenta końcowego.

Na etapie Kompletnej Propozycji Projektu Instytucja Realizująca będzie zobowiązana do zadeklarowania, że jej współfinansowanie zostanie pokryte ze współfinansowania beneficjentów końcowych (z zastrzeżeniem sytuacji, gdy wkład finansowy beneficjenta jest niższy niż obowiązkowy wkład Instytucji Realizującej, kiedy to IR będzie musiała wnieść środki w wysokości powstałej różnicy w obu wkładach finansowych).

11. Czy jest możliwość wykazania udziału własnego Instytucji Realizującej w postaci wkładu rzeczowego?

Tak, istnieje taka możliwość pod warunkami, że wkład rzeczowy:

• obejmuje udostępnienie gruntu lub nieruchomości, urządzeń lub materiałów bądź nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy;
• jego wartość może być oceniona w sposób niezależny i poddana audytowi;
• w przypadku wniesienia gruntu lub nieruchomości, wartość została potwierdzona przez niezależnego, wykwalifikowanego rzeczoznawcę lub urzędowy organ posiadający stosowne upoważnienie;
• w przypadku nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy, wartość określa się z uwzględnieniem ilości poświęconego czasu oraz standardowej stawki godzinowej i dziennej za wykonaną pracę;
• wkład rzeczowy nie może stanowić więcej niż 20 proc. udziału własnego.
  

12. Czy wsparcie może być udzielone na realizację programów/projektów o charakterze transgranicznym?

Jest możliwe dofinansowanie programów/projektów o charakterze transgranicznym ale pod warunkiem, że program/projekt wpisuje się w zakres tematyczny objęty obecnym naborem i wszystkie działania w ramach programu/projektu będą zrealizowane na obszarze koncentracji geograficznej (wyjątkiem mogą być np. wydatki związane z wyjazdami zagranicznymi i krajowymi poza obszar wsparcia (wizyty studyjne) ale pod warunkiem, że te działania są związane bezpośrednio z programem/projektem).

13. Czy są progi finansowe dla projektów realizowanych w ramach programów (w tym progi dla dotacji dla firm prywatnych)?

Tego typu progi nie zostały określone. Określenie progów leży to w gestii Instytucji Realizującej (operatora programu) i musi zależeć od charakteru programu. Jednocześnie, w szczególności w odniesieniu do dotacji dla firm prywatnych, należy pamiętać o zachowaniu zasad związanych z pomocą publiczną (zasada de-minimis).

14. Czy będzie konieczność wniesienia zabezpieczenia na realizację umowy o dofinansowanie programu?

Tak. Będzie istniała konieczność przedstawienia zabezpieczenia pod realizację umowy finansowania programu/projektu w jednej z następujących postaci:

• weksel własny in blanco, opatrzony klauzulą „bez protestu” wraz z deklaracją wekslową lub z poręczeniem wekslowym (awal);
• weksel z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej;
• cesja praw z polisy ubezpieczeniowej;
• notarialne oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji;
• przewłaszczenie rzeczy ruchomych na zabezpieczenie;
• hipoteka;
• poręczenie;
• gwarancja bankowa;
• gwarancja ubezpieczeniowa;
• zastaw rejestrowy na ...................................................zgodnie z zasadami określonymi w przepisach o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów;
• zastaw na prawach .....................................................................................................;
• zastaw na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego.
  

15. Jakie są przewidywane terminy zatwierdzeń Zarysu Projektu (ZP) oraz Kompletnej Propozycji Projektu (KPP) w ramach obecnego naboru (trwającego do 23 grudnia 2008 r.)?

Przewidywany termin ostatecznej decyzji w sprawie ZP to połowa 2009 r., a KPP to początek 2010 r.

16. Czy odpowiedni poziom dofinansowania ze środków własnych jest wymagany na poziomie poszczególnych wydatków (faktur), czy na poziomie całego programu/projektu?

Instytucje budżetowe – zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z 9 marca 2007 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych tego typu instytucje są zobowiązane do klasyfikowania każdego wydatku zgodnie z odpowiednim podziałem procentowym. Co oznacza, że każdy wydatek będzie musiał być finansowany proporcjonalnie, w zależności od wysokości procentowej przyznanego dofinansowania ze środków Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy.

Pozostałe instytucje realizujące - muszą mieć jedynie wyodrębnioną analitykę na kontach kosztów, wydatków i przychodów.

17. Jeżeli o wsparcie w ramach obecnego naboru mogą ubiegać się podmioty wyłącznie z terenu koncentracji geograficznej, to czy aplikować może oddział regionalny organizacji zlokalizowany na obszarze wsparcia, mimo, ze jego siedziba główna jest spoza tego obszaru?

Tak, jest to możliwe ale wszelkie działania muszą być przeprowadzone na obszarze wsparcia (włącznie z wydatkami na zarządzanie programem/projektem).

18. Jaki powinien zostać zastosowany kurs do przeliczenia wydatków z PLN na franki szwajcarskie (CHF) w trakcie opracowywania Zarysu Projektu, a jaki kurs będzie stosowany podczas podpisywania umowy w sprawie realizacji projektu?

Dla opracowywania Zarysu Projektu należy zastosować stały kurs przeliczenia PLN na CHF, który dla obecnego naboru wynosi: 1 CHF = 2,1385 PLN. Natomiast umowa w sprawie realizacji projektu, podpisywana pomiędzy Instytucją Pośredniczącą a Instytucja Realizującą będzie podpisywana w walucie CHF.

19. Jakie są formy dokumentowania wkładu własnego w Programach realizowanych w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Czy kapitał dłużny może być wkładem własnym w Programach? Jaki musi być minimalny czas posiadania takiego kapitału przez instytucję starającą się o dofinansowanie w ramach Programu? Co w przypadku kiedy kapitał dłużny może być wykorzystany na inny cel?

Wkład własny w ramach programu/projektu współfinansowanego ze środków Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy musi być wniesiony w formie gotówkowej (środki mogą pochodzić ze źródeł zewnętrznych np. kredytów, pożyczek, dotacji od instytucji trzecich). Dopuszcza się także wniesienie wkładu własnego w postaci „wkładu rzeczowego” lub kosztów amortyzacji na warunkach określonych w „Ogólnych Wytycznych w sprawie kwalifikowalności wydatków” w ramach Obszar tematyczny Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy: Inicjatywy na rzecz rozwoju regionalnego regionów peryferyjnych i słabo rozwiniętych.

W związku z powyższym kapitał dłużny nie może być formą zabezpieczenia udziału własnego.

Zgodnie ze wspomnianymi Wytycznymi kwalifikowalności wydatków dokumentowanie wydatków wygląda następująco:

"Z zastrzeżeniem szczególnych zasad określonych przez KIK, do współfinansowania kwalifikuje się wydatek, który został faktycznie poniesiony przez Instytucję Realizującą. Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego Instytucji Realizującej. Wyjątek względem zasady ogólnej stanowią odpisy amortyzacyjne oraz wkład rzeczowy. Wydatek dokonany w drodze kompensaty należności od określonego podmiotu i zobowiązań wobec tego podmiotu nie uważa się za poniesiony."

_____________________________________________________________________________________________________

Wyjaśnienia dotyczące działań kwalifikowalnych oraz procedury wnioskowania w ramach Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko – Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich

1. Czy w skład konsorcjum lub partnerstwa mogą wchodzić tylko podmioty zarejestrowane w Polsce czy również instytucje zagraniczne?

W skład konsorcjum lub partnerstwa mogą wchodzić nie tylko podmioty polskie, ale również zagraniczne, niezależnie od miejsca ich zarejestrowania czy utworzenia. Należy jednak przy tym pamiętać, że liderem (tj. podmiotem wiodącym) takiego konsorcjum lub partnerstwa musi być instytucja zarejestrowana na terytorium Polski, zgodnie z polskim prawem.

2. Czy doświadczenie operatora i personelu, którym dysponuje, musi odpowiadać specyfice Grantu Blokowego, polegającej na udzielaniu dotacji w trybie konkursowym tylko organizacjom pozarządowym? 

Doświadczenie potencjalnego operatora i personelu, którym dysponuje, musi być związane ze specyfiką lub tematyką przedmiotowego Grantu Blokowego. Pojęcie „specyfiki” dotyczy wdrażania konkretnego schematu grantodawczego polegającego na udzielaniu dotacji w trybie konkursowym za pomocą procedur dostosowanych do określonego rodzaju beneficjentów końcowych, nie tylko organizacji pozarządowych. 

3. Kto może być beneficjentem w ramach priorytetu Nr 2 (komponencie partnerskim)?

Zgodnie z zapisami Wytycznych ws. Grantu Blokowego (pkt. 5.1. b) beneficjentami mogą być: polskie jednostki samorządu terytorialnego szczebla regionalnego lub lokalnego oraz instytucje i partnerzy społeczni w partnerstwie ze szwajcarskimi jednostkami regionalnymi /lokalnymi lub instytucjami i partnerami społecznymi. Ponadto, należy zauważyć, że polskie organizacje pozarządowe mogą występować w priorytecie Nr 2 tylko jako partnerzy lub beneficjenci polskich jednostek samorządu terytorialnego szczebla regionalnego/lokalnego lub instytucji i partnerów społecznych.

4. W rozdz. 5 regulaminu jest mowa o tym, że "potencjalni operatorzy przedstawią Krajowej Instytucji Koordynującej Kompletną Propozycję Projektu w języku angielskim wraz z załącznikami w języku polskim i angielskim". Czy oznacza to, że przetłumaczone na język angielski muszą zostać wszystkie dokumenty (takie jak statut, formularze wniosków, karty ocen), w tym także te urzędowe (KRS, KRK, bilans, itp.)?

Zgodnie z informacją podaną w punkcie 5. Regulaminu konkursu, wniosek aplikacyjny (tak zwana Kompletna Propozycja Projektu) musi zostać przedstawiony tylko w języku angielskim. Wszystkie załączniki muszą natomiast zostać przygotowane w języku polskim i angielskim (zgodnie z wymogami instrukcji wypełniania wniosków), z tym że dokumenty urzędowe/sądowe takie jak KRS czy KRK powinny być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego lub poświadczone za zgodność z wersją oryginalną - polską (przez osoby wskazane w KRS).

5. Jak należy rozumieć sformułowanie w rozdz. 4.2 b) Regulaminu pt. "sposób ustalania rozmiaru grantów tak, aby zapewnić udział w pomocy małych i lokalnych NGOs (w tym liczbę i harmonogram naborów)"?

Sformułowanie "sposób ustalania rozmiaru grantów tak, aby zapewnić udział w pomocy małych i lokalnych NGOs" celowo pozostawia kandydatom na operatora swobodę w wyborze przez nich najlepszych kryteriów i metodyki zapewniających dostęp do Grantu Blokowego mniejszym organizacjom. Zaprezentowany sposób/ strategia umożliwiania dofinansowania działań mniejszych NGOs będzie stanowiła przedmiot oceny wniosku. Należy przy tym jednak pamiętać, że Grant nie ma na celu tworzenia nowych organizacji, a jedynie wzmacnianie już istniejących.

6. Jak należy rozumieć hasło „horyzontalny termin „partycypacja obywatelska”?

Pojęcie "horyzontalny" w kontekście partycypacji obywatelskiej odnosi się do opisu w pkt. 3 a) Wytycznych dla Grantu Blokowego i dotyczy tego, że zadania z zakresu aktywizacji społeczeństwa mogą ujawniać się we wszelkich aspektach życia społeczno-gospodarczego i mogą być realizowane przez wszystkie organizacje, niezależnie od profilu ich działalności (a więc nie tylko takie które zajmują się społeczeństwem obywatelskim jako takim). Ważne jest zapewnienie w projektach NGOs możliwości dla funkcjonowania takiego zaangażowania społecznego w procesy podejmowania decyzji, np. w formie swoistych forów dialogu i wymiany opinii czy doświadczeń.

Zadaniem operatora w tym kontekście będzie sformułowanie przejrzystego i jednoznacznego pojęcia i zasięgu partycypacji obywatelskiej dla wnioskujących organizacji oraz sposobu weryfikacji we wnioskach NGOs faktycznego planowania realizacji takich działań (tak, aby działania te nie wykraczały poza charakter "partycypacyjny").

7. Czy istnieje możliwość zaproponowania uproszczonego systemu rozliczania projektów i/ lub odejścia od egzekwowania od beneficjentów kopii faktur lub innych dokumentów finansowo-księgowych? 

W punkcie 4.2 e) Regulaminu wskazano, że weryfikacja umów NGOs będzie się opierać m.in. o złożone przez nich faktury bądź inne dokumenty księgowo–finansowe, z uwagi na fakt, że taka metoda weryfikacyjna, zdaniem grantodawcy, zapewnia największe bezpieczeństwo kontroli wydatkowania środków. Niemniej jednak, istnieje możliwość wskazania innego, uproszczonego lub bardziej elastycznego podejścia do ww. kwestii, przy założeniu, że potencjalny operator wykaże i uzasadni, że ograniczenie lub zastąpienie tego wymogu innym przyniesie korzyści beneficjentom, nie wpływając jednocześnie negatywnie na prawidłową i bezpieczną realizację projektów i Grantu Blokowego. Należy przy tym pamiętać, że darczyńcy, podejmujący ostateczną decyzję ws. operatora, mogą zalecić dokonanie zmian w koncepcji przygotowanej przez wybranego operatora, w tym również w kwestiach rozliczeniowych Grantu.

8. W rozdziale 4.2 b) Regulaminu pojawia się określenie, że "Potencjalny operator opracuje i uzasadni zasadność kryteriów lub warunków, jakie muszą spełnić beneficjenci końcowi, aby zakwalifikować się do udziału w naborze wniosków (okres funkcjonowania danej organizacji/ podmiotów wchodzących w jej skład i/lub doświadczenie/kompetencje jej kierownictwa)." Czy to oznacza, że wśród kryteriów lub warunków, jakie muszą spełnić beneficjenci końcowi muszą pojawić się wymienione tu "okres funkcjonowania organizacji, doświadczenie i kompetencje kierownictwa"? Czy może należy je potraktować jako przykłady kryteriów?

Wskazane kryteria stanowią warunki i wymogi, na które darczyńca chciałby zwrócić szczególną uwagę potencjalnych operatorów. Operator powinien więc odnieść się do nich w swojej koncepcji. Nie stanowią one jednak katalogu zamkniętego, w związku z czym zachęca się podmioty aplikujące do zaprezentowania innych dodatkowych kryteriów dostępu.

9. W informacjach, które należy umieścić w generatorze wniosków i w załączniku zawierającym "Propozycję systemu zarządzania i wdrażania Grantu Blokowego" niektóre informacje się dublują. Czy celowo należy je powtarzać czy wystarczy daną kwestię opisać raz we wniosku lub w Propozycji systemu zarządzania?

Wniosek stanowi skróconą i ogólną prezentację koncepcji zarządzania i wdrażania Grantu Blokowego, podczas gdy "Propozycja systemu zarządzania..." jest jej rozwinięciem i uszczegółowieniem. W związku z powyższym, informacje zawarte  (i wymagane) w obu powyższych dokumentach powinny być ze sobą spójne i zbieżne, mimo że należy je przedstawić na różnych poziomach szczegółowości. Ze względu na ograniczone miejsce we wniosku aplikacyjnym, istnieje możliwość zasygnalizowania w nim danego problemu i odniesienie do tekstu załącznika.

Wniosek powinien zostać w całości uzupełniony, nie tylko w częściach opisowych, ale również finansowej.

10. Czy do katalogu beneficjentów w ramach priorytetu Nr 1 Grantu Blokowego należy podmioty określane jako zrównane z organizacjami pozarządowymi, ale nimi wprost nie są, jak np. organizacje kościelne, stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego czy spółdzielnie socjalne (wymienia je art. 3 ust.3 UDPP)? Czy kwalifikowalne są podmioty wymienione w art. 3 ust. 4 UDPP (jak np. partie polityczne, związki zawodowe, organizacje pracodawców, samorządy zawodowe, itd.)?

Punkt 5.1. a) Wytycznych w sprawie Grantu Blokowego jasno określa, że o dofinansowanie w ramach części pierwszej Grantu Blokowego mogą ubiegać się jedynie organizacje pozarządowe w rozumieniu art. 3, ust. 2 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Artykuł 3, ust. 3 wskazuje podmioty prowadzące działalność pożytku publicznego, nie będące organizacjami pozarządowymi. Partie polityczne, instytucje od nich zależne lub przez nie utworzone, podmioty zależne od władz rządowych i instytucji publicznych lub instytucji działających w celu osiągnięcia zysku nie są kwalifikowalne.

11. Czy art. 7.2 umowy ramowej mówiący, że "Inne opłaty lub podatki, w szczególności podatki bezpośrednie i składki ubezpieczeniowe od wynagrodzeń będą stanowić koszty kwalifikowalne tylko wówczas, gdy są one faktycznie i ostatecznie ponoszone przez Instytucję Realizującą" dotyczy również operatora Grantu Blokowego?

Tak. Jeśli opłaty i podatki (w tym niezwracalny VAT) zostaną faktycznie i ostatecznie poniesione przez operatora, będą one stanowić koszty kwalifikowalne.

12. Kto może być partnerem w ramach Priorytetu nr 1 i nr 2?

Zgodnie z punktem 5.2. Wytycznych w sprawie Grantu Blokowego „w ramach priorytetu nr 1 istnieje możliwość zawiązywania partnerstw przede wszystkim pomiędzy polskimi organizacjami pozarządowymi a organizacjami pozarządowymi z innych krajów (Szwajcarii lub państw Unii Europejskiej) i/lub polskimi jednostkami samorządu terytorialnego. Udział partnera musi być uzasadniony w kontekście celów projektu, a jego zaangażowanie musi mieć charakter non-profit.” Oznacza to, że dopuszczalne są również partnerstwa z innymi podmiotami, lecz ich udział musi być ściśle związany z realizacją projektu i uzasadniony z jego punktu widzenia.

Priorytet nr 2 z definicji dotyczy projektów partnerskich zawieranych między polskimi jednostkami samorządu terytorialnego szczebla regionalnego lub lokalnego oraz instytucjami i partnerami społecznymi a szwajcarskimi jednostkami regionalnymi /lokalnymi lub instytucjami i partnerami społecznymi. Ponadto, partnerami mogą być również polskie organizacje pozarządowe zdefiniowane zgodnie z punktem 5.1. a) Wytycznych.

13. Jaka jest różnica pomiędzy obowiązkiem operatora stworzenia "systemu kontroli finansowej i operacyjnej" a "monitorowaniem postępów"?

Różnica między kontrolą a monitorowaniem polega głównie na tym, że monitorowanie to systematyczne gromadzenie informacji nt. stanu realizacji projektu, które z założenia musi być systematyczne. Kontrola natomiast odnosi się do weryfikowania zgodności stanu faktycznego z ustalonym i planowanym. Jest to mechanizm zapewniający prawidłowe funkcjonowanie procesu gromadzenia i dysponowania środkami. Przykładowo obowiązek składania przez beneficjentów sprawozdań mieści się w pojęciu monitorowania, gdyż jest dokonywany systemowo.

14. Czy beneficjenci końcowi w ramach kosztów kwalifikowanych mogą przeznaczyć cześć środków na zakup sprzętu i adaptacje pomieszczeń?

Wytyczne nie wprowadzają zakazu (poza zakupem nieruchomości wskazanym w art. 5.5 Umowy ramowej) ani ograniczenia co do wydatków inwestycyjnych w projekcie. Niemniej jednak, należy zwrócić uwagę, że charakter realizowanych projektów jest z definicji nieinwestycyjny i w zdecydowanej większości powinien zawierać on koszty nieinwestycyjne. Wydatki inwestycyjne powinny być zatem niewielkie, ściśle powiązane z realizacją projektu i być z jej punktu widzenia uzasadnione.

15. Jaka jest data początkowa kwalifikowalności wydatków dla beneficjentów końcowych?

Co do zasady wydatki beneficjentów końcowych (jak i Instytucji Realizujących w ramach obszarów tematycznych) powinny zostać uznane za kwalifikowalne zgodnie z art. 5.5. Umowy ramowej, tj. po podpisaniu umowy w sprawie projektu pomiędzy operatorem a danym beneficjentem. Powyższe oznacza jednak, że operator może wskazać (uzasadniając to odpowiednio) inną datę kwalifikowalności kosztów dla projektów beneficjentów końcowych.

16. Ile działań powinien zidentyfikować potencjalny operator Grantu Blokowego w swojej dokumnetacji projektowej?

Biorąc pod uwagę odrębne alokacje dla priorytetu nr 1 i 2, potencjalny operator powinien wskazać trzy (lub cztery) działania: koszty zarządzania Grantem Blokowym (które mogą zostać w szczegółowym budżecie podzielone również na oba ww. priorytety) oraz środki na wypłatę grantów - zarówno dla beneficjentów priorytetu 1 (drugie działanie) jaki i drugiego (działanie nr trzy).

17. W ilu i jakich wersjach powinien zostać złożony projekt potencjalnego operatora?

Biorąc pod uwagę, że w przypadku Grantu Blokowego procedura oceny jest jednostopniowa, potencjalny operator powinien  złożyć Kompletną Propozycję Projektu po angielsku wraz z załącznikami (w wersji polskiej i angielskiej) w wersji papierowej w 3 jednakowych egzemplarzach oraz w 2 egzemplarzach na nośnikach elektronicznych (np. CD), z tym, że formularz wniosku jednocześnie w dwóch formatach: xml i pdf.